Acerca de la herramienta Aplanar PDF
Un PDF rellenable son dos capas en un mismo archivo: el formulario impreso en sí y, encima, un conjunto de campos interactivos que guardan lo que escribiste o marcaste. Mientras esos campos existan, cualquiera que abra el documento puede hacer clic en una casilla y sobrescribirla, y una sugerencia de autocompletado o un error de teclado pueden cambiar una respuesta sin que nadie lo note. Aplanar elimina esa capa interactiva. Lo que muestra cada campo en ese momento se escribe en la página, igual que las preguntas y etiquetas impresas a su alrededor.
El resultado se ve como el formulario que rellenaste. Los nombres, fechas, importes y casillas marcadas siguen donde estaban y se imprimen como aparecen en pantalla; la diferencia es que ninguno de ellos se puede seleccionar como campo, editar ni borrar. Los comentarios, resaltados y notas adhesivas son otro tipo de anotación, y esta herramienta los deja exactamente como están, así que las observaciones de un revisor siguen ahí en la copia aplanada.
Por qué ayuda y dónde se queda corto
Aplanar sirve para evitar cambios casuales. Quien recibe el archivo ya no puede alterar una cifra con solo hacer clic en ella, y las respuestas no se pierden cuando el archivo pasa por programas que ignoran o descartan los campos de formulario. Sin embargo, no es una medida de seguridad: alguien con un editor de PDF completo todavía puede cambiar la página, igual que podría cambiar cualquier otro texto de un PDF. Si el archivo debe quedar a salvo de miradas indiscretas, añádele una contraseña con Proteger PDF con contraseña después de aplanarlo.
Cómo usar la herramienta Aplanar PDF
- Añade el formulario completadoArrastra aquí el PDF rellenado o toca para elegirlo. Termina antes todas las respuestas, porque después de aplanarlo no quedan casillas donde escribir. Si el formulario solo se abre con contraseña, pásalo antes por Desbloquear PDF; ese paso requiere la contraseña.
- Aplana los camposPulsa «Aplanar formulario». El valor actual de cada campo se dibuja en su página, en el lugar donde estaba el campo, y el campo interactivo desaparece del documento.
- Abre la copia antes de enviarlaDescarga el PDF aplanado y haz clic en un par de respuestas para confirmar que ya no se comportan como campos. Guarda la versión sin aplanar en un lugar seguro por si más adelante hay que corregir una respuesta.
Cuándo se usa
Devolver un formulario de solicitud
Las inmobiliarias, los centros educativos y los departamentos de recursos humanos suelen enviar PDF rellenables para completar. Aplana tu copia antes de devolverla por correo electrónico, para que los datos que lean sean los que tú escribiste y nada se borre o se reescriba por accidente de su lado.
Combinar un formulario con otros documentos
Unir archivos, cambiar el tamaño de página o imprimir varias páginas por hoja puede dejar atrás los campos de formulario. Aplana primero el formulario y sus respuestas viajarán como contenido normal de la página, de modo que el archivo combinado o redimensionado las mostrará en lugar de casillas vacías.
Guardar constancia de lo que enviaste
Un parte de seguro, una hoja de gastos o un formulario de inscripción ya completados que archives deberían mostrar las mismas respuestas dentro de años. Aplanar la copia que guardas impide que un clic posterior sobrescriba lo que realmente se envió.
Un formulario antes y después de aplanarlo
| Parte del formulario | Original rellenable | Copia aplanada |
|---|---|---|
| Respuestas escritas | Guardadas en campos en los que puedes hacer clic y editar | Parte de la página, se muestran e imprimen como antes |
| Casillas de verificación y opciones | Se pueden marcar, desmarcar o cambiar | Fijas en el estado en que estuvieran |
| Campos que quedaron vacíos | Todavía se pueden rellenar | Ya no queda dónde escribir |
| Comentarios y resaltados | Presentes | Se quedan como están |
| Cambios hechos con un editor de PDF completo | Posibles | Siguen siendo posibles |
Cuándo conviene dejar el formulario rellenable
- Otra persona aún tiene que completar una sección. Una vez aplanado, las casillas restantes desaparecen. Haz circular la versión rellenable y aplana solo la copia final.
- Quien lo recibe lee los datos de los campos automáticamente. Algunas organizaciones recogen las respuestas extrayéndolas de los campos del formulario devuelto. Un archivo aplanado ya no tiene datos de campo que extraer, así que sigue sus instrucciones si te piden el formulario sin modificar.
- El PDF ya lleva una firma digital. Cualquier cambio en un PDF firmado hace que su firma deje de validarse, y aplanar cuenta como cambio. Primero aplana y después firma.
- No hay campos desde el principio. Un formulario en papel escaneado, o uno al que añadiste comentarios de texto, no tiene campos rellenables, así que esta herramienta no tiene nada que convertir.
Tamaño del archivo, propiedades del documento y privacidad
Solo se convierten los campos del formulario. El resto de cada página, desde el texto y los logotipos hasta las imágenes escaneadas, no forma parte del formulario y no es aquello sobre lo que trabaja esta herramienta, así que el tamaño del archivo suele quedar cerca del original. Si un portal de envío rechaza el archivo aplanado por ser demasiado grande, redúcelo con Comprimir PDF. Un formulario también puede arrastrar en sus propiedades de documento un nombre de plantilla o un autor que sobran; revísalos o bórralos con Editar metadatos de PDF antes de enviarlo.
Los formularios largos con muchas páginas necesitan más memoria, así que una computadora portátil o de escritorio los maneja con más soltura que un teléfono. Los formularios completados suelen estar llenos de datos personales, y precisamente por eso el aplanado se ejecuta dentro de esta pestaña del navegador sin que el archivo se suba nunca; las comprobaciones de nuestra página de privacidad te permiten confirmarlo con las propias herramientas de tu navegador.