關於「PDF 加密」
設定開啟密碼會把 PDF 的內容加密。不論用哪一種閱讀器,任何人想檢視檔案時都會先被要求輸入密碼;沒有密碼,頁面就只是一堆亂碼資料。報稅資料、薪資單、醫療文件、已簽署的協議,以及任何你準備用電子郵件寄出、或要存放在你無法完全掌控之處的檔案,都值得這樣做。
這個工具採用 AES-256 加密,也就是現行 PDF 標準 ISO 32000-2(PDF 2.0)所規定的方法。加密後的檔案可以用 Adobe Acrobat Reader X 及更新版本、目前各瀏覽器內建的 PDF 檢視器、macOS 的預覽程式,以及大多數新式閱讀 App 開啟。比 AES-256 更早問世的老舊閱讀器可能無法開啟,所以如果收件人用的是特別舊的軟體,請先寄一份測試檔給對方。
在本機加密有實實在在的好處。要在遠端伺服器上鎖住文件,你得先把未上鎖的檔案上傳,而那正是你想保密的那一份。在這裡,所有處理都在你的瀏覽器分頁內完成:原始 PDF 和你輸入的密碼都留在你的裝置上,只有加密後的結果會出現在你的下載資料夾。
如何使用「PDF 加密」
- 載入要上鎖的 PDF把檔案拖放到工具上,或瀏覽選取。如果檔案已經有密碼,請先用 PDF 解鎖移除,再回到這裡設定新密碼。
- 輸入兩次密碼並設定權限在「密碼」和「再次輸入密碼」各輸入一次,避免打錯字。預設勾選「允許列印」和「允許複製文字」、不勾選「允許編輯」;三個開關都可以依收件人的需要切換。
- 儲存並測試加密副本按「加密 PDF」,下載受保護的 PDF,並在你平常用的閱讀器中開啟一次,確認密碼有效,再刪除原檔或把副本轉寄出去。
常見使用情境
用電子郵件把報稅資料寄給會計師
夾帶附件前先把報稅資料加密,再用電話或簡訊告訴對方密碼。萬一郵件寄錯人或被攔截,對方拿到的也是別人打不開的檔案。
把資料存放在雲端硬碟
同步資料夾裡掃描的護照、保單和對帳單,就多了一層保護:即使帳號被人登入,每份文件仍然需要輸入密碼。
交付定稿報告
把編輯保持關閉、列印保持開啟。客戶可以閱讀和列印報告,而遵守權限設定的 PDF 編輯器則會拒絕修改它。
開啟密碼與三個權限開關
開啟密碼是必填的,真正替文件加密的就是它。權限開關則另外規定讀者開啟檔案後可以做哪些事:
| 開關 | 預設 | 開啟時,讀者可以 |
|---|---|---|
| 允許列印 | 開啟 | 列印文件 |
| 允許複製文字 | 開啟 | 選取文字和圖片並複製到其他地方 |
| 允許編輯 | 關閉 | 變更頁面,以及新增或修改內容 |
權限只是給軟體的指示。遵循 PDF 標準的閱讀器(包括 Acrobat)會執行這些限制,但有些 App 會忽略它們,而且知道密碼的人一定讀得到內容。加密擋住的是沒有密碼的人;開關只能引導有密碼的人如何使用。
選一個夠強的密碼
- 長度比花招重要。由四個以上互不相關的詞組成的短句,比一小串混雜符號的字元更好記,也難猜得多。
- 不要重複使用。別沿用你電子郵件、銀行或任何其他帳號的密碼。
- 用另一個管道傳送。用簡訊或電話告知密碼,絕不要和附件寫在同一封郵件裡。
- 安全地記下來。密碼管理工具是保存它的最佳地方。
AES-256 本身是強大且廣受信賴的加密演算法。實際上的弱點在於密碼:太短或太常見的密碼,只要逐一嘗試可能的組合就會被找出來。
忘記密碼就再也找不回來
pd00 從不會看到、儲存或傳送你的密碼,所以沒有重設連結,也沒有找回服務。PDF 解鎖只有在你提供正確密碼時才有用。替重要檔案加密之前,請把密碼存放在可靠的地方,或把未加密的原檔保存在安全之處。
檔案內部有哪些改變
文字、圖片、字型、連結、書籤和表單欄位都完全維持原樣,也不會重新繪製,所以輸入密碼後,頁面看起來和原檔一模一樣。標題、作者和其他文件屬性都會保留,檔案大小也和原檔相近。請注意,檔名本身不會被加密,所以不要在檔名裡放敏感資訊;另外也要記得,收件人一旦開啟檔案,就能依照你選擇的權限儲存或列印它。
加密期間,文件和密碼都留在這個瀏覽器分頁中。照著確認步驟操作,就能確定沒有任何東西被上傳。